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重庆知识产权认证-知识产权保密控制程序

2020-06-04 03:45:01 723次浏览

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知识产权保密控制程序

IPGL-01-18

1 目的和适用范围

为更好地管理公司内部经营活动中产生的各类信息,确保信息受到适当级别的保护,避免因不恰当使用或泄漏造成公司遭受经济损失或法律纠纷,特制定本程序。

本程序适用于公司内部不为公众所知晓、能给公司带来现实或潜在经济利益、具有实用性且公司采取保密措施的技术信息、经营信息、人事信息、财务信息以及其他需要保密的事项。

2 术语定义

2.1 密级

密级是指保密文件保密程度的等级。公司的保密文件分为绝密、机密、秘密三级。

2.1.1

绝密文件是指包含公司最重要的机密,关系公司未来发展的前途命运,对公司根本利益有着决定性影响的保密文件。

2.1.2 机密文件是指包含公司的重要秘密,其泄漏会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件。

2.1.3 秘密文件是指包含公司一般性秘密,其泄漏会使公司的安全和利益遭受损害的保密文件。

2.2 保密期限 保密期限是指保密文件的保密时间,分为A、B、C三级,分别表示永久、长期(5年)、短期(3年)。

3 职责

各岗位/部门负责其岗位/部门涉及到的所需保密事项和内容的保密管理工作。

3.1 总经理

总经理是公司商业秘密保护的责任人,负责公司保密工作的统筹管理、保密制度的批准、涉密文件的密级划分、批准涉密文件的借阅、复印。

3.2 管理者代表

管理者代表负责公司保密制度的制定、协助总经理进行涉密文件的密级划分以及保密工作的实施和监控。

3.3 职能部门

3.3.1 知识产权部为公司保密管理工作职能部门,负责保密工作的计划、实施、检查、管理,组织有关人员对窃密、泄密、失密案件进行调查和处理。

3.3.2 业务部负责科研项目、工程设计等技术秘密的信息管理、文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

3.3.3 财务部负责财务预算、核算、无形资产评估等财务秘密的管理、文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

3.3.4 办公室负责将商业秘密管理纳入新员工培训,落实保密协议、竞业禁止协议的签订,负责人力资源计划、薪酬方案、员工档案等人事秘密的管理、

文件资料存档与保管、材料的借阅、复印等。

3.3.5 供应部负责与采购相关的经营秘密的管理,对供货方信息、采购渠道、

进价策略、合同订单、业务往来信函等承担保密职责。

3.3.6

业务部负责与销售相关的经营秘密的管理,对定价策略、销售网络、客户信息、

合同订单、客户往来信函等承担保密职责,负责与公司市场调研、市场策略、营销计划等经营保密的信息管理、存档等工作。

4 控制流程

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5 流程描述

5.1 密级划分

5.1.1 知识产权部按照《商业秘密管理制度》中的相关规定,对保密文件进行密级划分。

5.1.2 管理者代表对密级划分结果进行审核。

5.1.3办公室按照密级划分结果对保密文件加盖保密章,并对保密文件进行归档管理。

5.2 密级修改

5.2.1 当保密文件的保密期限届满,或公司经营环境发生变化,知识产权部按照

《商业秘密管理制度》中的相关规定,对保密文件进行解密或密级修改。

5.2.2 管理者代表对解密申请或密级修改结果进行审核。

5.2.3

办公室按照密相关规定,对解密文件进行公开,对密级修改后的文件密级标记和归档管理。

5.3 保密文件借阅

保密文件的借阅需填写文件借阅申请表,

由所在部门和知识产权部对其借阅权限进行审核,由办公室进行借阅登记,并负责按照借阅期限对保密文件的归还情况进行核查。

如遇未能按期归还的情况,需由文件借阅申请人对其延误归还的原因进行书面说明,并由其所在部门进行证明。

5.4 保密文件销毁

保密文件的销毁需填写文件借阅申请表,由知识产部对保密文件是否销毁进行评估。保密文件的销毁需加盖“作废”章,由办公室进行汇总,统一销毁。

6 相关文件

《知识产权管理总则》

《商业秘密管理制度》

7 记录

IPJL4.2.1-03《文件借阅表》

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